COLUMN ／ 現場の知見
毎月払っているのに、使われていないツールの見つけ方
「うちはITにお金をかけていないから」と言う会社ほど、調べてみると毎月いろいろなサービスにお金を払っています。契約したことを忘れているだけで、道具はもう手元にある。高い買い物を考える前に、まず「すでに持っているもの」を数えるところから始めませんか。
まず、契約の一覧を出す
最初にやることはツールの操作ではありません。毎月引き落とされているサービスを、全部書き出すことです。
クレジットカードの明細と銀行の引き落としを12か月分さかのぼると、たいていの会社で「これ、何だっけ」という行がいくつか出てきます。それが棚卸しの入口です。
※勘定科目でいうと、通信費・支払手数料・諸会費のあたりに隠れていることが多いです。
次に、最後に開いた日を思い出す
一覧ができたら、それぞれを最後に開いたのはいつだったか、隣に書いてみてください。正確でなくて構いません。「今週」「先月」「半年前」「記憶にない」の4段階で十分です。
「記憶にない」が付いたものは解約の候補です。ただし、すぐには解約しないでください。年に数回しか使わないけれど必要、というものが混ざっているからです。年末調整のソフトなどが典型です。
最後に、いま払っているものの標準機能を1つ試す
ここが一番おいしいところです。
勤怠アプリに日報機能が付いているのに紙の日報を続けている。会計ソフトに請求書発行が付いているのに、別のサービスを契約している。そういうことが、多くの会社で起きています。
新しく何かを買う前に、いま契約しているツールの設定画面を1つだけ開いて、使っていないメニューを眺めてみてください。「これで足りてたんだ」が見つかれば、それはゼロ円の改善です。
自分でやるのが難しければ
ここまでの3つは、道具に詳しくなくてもできる作業です。ただ、実際にやってみると「この機能はうちの業務に使えるのか」の判断で手が止まることが多い。そこから先は、一緒にやったほうが早いです。